5. Manuscrits, grands fonds et collections du Département de la musique de la Bibliothèque nationale de France : état des lieux, perspectives futures
14 juillet 2005 14 h 15 – 15 h 45
Challenges in archives migration
Présenté par IAML Archive and Music Documentation Centres Branch
Présidente: Judy Tsou (University of Washington, Seattle)
Compte-rendu de la présentation de Marie-Gabrielle Soret, BnF Département de la Musique
L’exposé commence par une brève présentation générale des collections du Département de la musique. Il s’attache ensuite plus en détail aux procédés de traitement des fonds d’archives et des collections, ainsi qu’aux différents points d’accès aux documents, en s’appuyant non pas sur un document isolé, mais sur un document relié à un ensemble, inclus dans un fonds d’archives ou appartenant à une collection.
Sont abordées les trois étapes successives de ces opérations, à savoir le traitement manuel jusqu’en 1990, le traitement dans la base BN-Opaline Musique (1991-2005) et enfin le traitement dans les modules de la base BN-Opale Plus, le catalogue général de la BnF (à partir de novembre 2005).
Quelques chiffres :
Le Département de la musique de la Bibliothèque nationale de France conserve aujourd’hui plus de 2 millions de documents entreposés sur 12 km de rayonnages.
Ces documents sont de tous types (à l’exclusion des documents audiovisuels qui se trouvent dans un autre département) :
- musique imprimée
- 130 000 livres, ouvrages de référence
- 3 000 titres de périodiques dont 800 titres en cours
- 300 000 coupures de presse
- 20 000 documents iconographiques (photographies, gravures, dessins,…)
- 150 000 manuscrits musicaux
- 80 000 lettres autographes
- livrets, programmes de concerts, catalogues d’éditeurs
- maquettes de décors et costume, objets (conservés à la Bibliothèque-Musée-Opéra)
Le Département de la musique détient plus de 300 fonds d’archives et collections identifiés.
Certains sont restés autonomes, tels le Fonds Montpensier (300.000 coupures de presse), la Collection Victor Schoelcher (Haendeliana), le Fonds Patrice Coirault (histoire de la musique et chanson populaire), la Collection Jean-Baptiste Weckerlin (histoire de la musique et chanson populaire), la bibliothèque musicale de Robert et Gaby Casadesus.
Les autres fonds, de volume moins important, ont été répartis dans le fonds général et peuvent être localisés par les fichiers auteurs et anonymes.
Les fonds peuvent être de différents types :
- homogènes, comme la bibliothèque musicale de plus de 2.000 partitions de Robert et Gaby Casadesus ou l’ensemble de plusieurs milliers de photographies déposées par la Cité de la musique.
- composites et hétérogènes (cas le plus fréquent), tel le Fonds André Caplet dont plusieurs documents ont servi à illustrer l’exposé.
André Caplet (1878-1925) était compositeur, chef d’orchestre et ami de Debussy. Le Fonds Caplet est entré dans les collections de la BnF en plusieurs apports de provenances diverses :
- Yvonne Gouverné (dons en 1947, 1982, 1983, 1984)
- Pierre Caplet (dons en 1998, acquisitions en 2000, 2001)
Ce fonds contient 850 lettres autographes, des photographies et dessins, des manuscrits (musicaux et littéraires), des partitions (œuvres de Caplet ou d’autres compositeurs, éditions avec dédicaces et annotations), des coupures de presse et des programmes, et enfin divers papiers personnels.
L’accès aux fonds et collections implique souvent trois recherches :
- dans les fichiers manuels de la Bibliothèque nationale,
- dans les fichiers du fonds du Conservatoire,
- dans la base BN-Opaline Musique pour tous les documents entrés après 1990.
Pour faciliter l’accès aux fonds et collections, le Département de la musique en a établi une liste.
Chaque ensemble fait l’objet d’une « fiche d’identité » qui rassemble des informations pratiques et techniques. Il s’agit d’un document de travail interne, non communicable au public car contenant des informations administratives parfois confidentielles
A cette liste des fonds établie par le Département de la musique s’ajoute un autre outil, commun à tous les départements de la Bibliothèque nationale : le Dictionnaire des fonds spéciaux. Chaque fonds y est décrit brièvement, avec cette fois des détails historiques sur sa constitution et sa provenance ainsi que des informations bibliographiques.
L’intérêt est de pouvoir localiser des fonds répartis entre plusieurs départements de la Bibliothèque nationale de France. Six cents notices de fonds (pour les fonds les plus importants) sont en cours de rédaction, pour tous les départements de la BnF.
Ce dictionnaire devrait être prochainement consultable sur le site Web de l’établissement.
Le traitement et l’accès aux documents et aux fonds d’archives : trois étapes successives
1ère étape : le traitement manuel
Jusqu’en 1990, le traitement est uniquement manuel et l’accès aux collections se fait par les fichiers papiers.
Des inventaires sont rédigés par l’ancien possesseur et/ou les bibliothécaires à l’arrivée des fonds et des collections.
Un numéro d’entrée est attribué selon le cas (don, acquisition…), avec inscription dans les registres d’entrées.
La cotation est effectuée dans les carnets de cotes, par format et type de documents.
Le catalogage se fait sur des fiches, qui sont ensuite insérées dans les fichiers papier.
Fin 1990, le catalogage sur fiche est abandonné et les fichiers sont clos.
2e étape : Le traitement dans la Base BN-Opaline Musique (1991-2005)
Depuis 1991 et jusqu’à la fin de l’année 2005, le traitement des documents se fait dans la base de données BN-Opaline Musique.
Les inventaires préalables continuent d’être rédigés séparément, en traitement de texte, avant ou dès la réception des documents. La base BN-Opaline Musique offre la possibilité d’éditer des listings après le catalogage, si nécessaire.
Les entrées se font dans le module d’entrées de la base BN-Opaline Musique.
La cotation se fait toujours manuellement, par inscription dans les carnets de cotes.
Le catalogage se fait dans la base BN-Opaline Musique en format Intermarc-musique
La vision des documents appartenant à un même fonds d’archives est facilitée par le traitement dans la base BN-Opaline. Le format Intermarc-musique permet l’utilisation de points d’accès pour repérer les documents provenant d’un même fonds :
- le domaine
- la mention d’ancien possesseur (en zone vedette)
- le numéro de don ou d’acquisition
- l’intitulé du fonds en complément de la cote
Ces mêmes éléments d’identification d’un fonds se retrouvent dans toutes les notices des documents provenant d’un même fonds (même si leur nature varie : lettre autographe, photographie, partition manuscrite, musique imprimée…).
Dans chaque notice de document sont entrées les informations suivantes :
- nom de domaine, interrogeable par l’accès professionnel
- ancien possesseur, fichier d’autorité
- numéro d’entrée, numéro d’acquisition, interrogeable par l’accès professionnel
- intitulé du fonds, non interrogeable
Le catalogage se fait « pièce à pièce », document par document, mais le format permet également de faire des traitements par « lots ».
3e étape : à partir de novembre 2005
La fermeture de la base BN-Opaline Musique est prévue pour fin octobre 2005. Les 190.000 notices bibliographiques et les 160.000 notices d’autorités qu’elle contient actuellement migreront vers le catalogue principal BN-Opale Plus.
Le traitement des documents, de tous types, se fera directement et entièrement dans les divers modules du système informatique unique de la BnF.
Les inventaires continueront cependant à se faire manuellement, en traitement de texte – avant ou dès la réception des documents. Rédigés sous forme succincte, ils ne doublonnent pas le travail de catalogage. Ils constituent un document contractuel notamment en cas de dépôts et permettent de garder une image du fonds tel qu’il se présentait à son arrivée dans l’établissement.
Les entrées se feront dans les nouveaux modules d’entrées du système informatique qui permettent la gestion des legs, dépôts, dons, dations, donations, et généreront automatiquement une notice bibliographique minimale.
La cotation se fera automatiquement, soit au niveau du module d’entrée, soit au niveau du module de catalogage.
Enfin, le catalogage se fera en Intermarc intégré dans le module de catalogage.
Au delà de la migration de la base BN-Opaline Musique vers la base BN-Opale Plus, le Département de la musique se mobilise pour le projet de rétroconversion (et non de numérisation) du fichier auteurs des collections de la BnF.
Ce projet prévoit la fin de la rédaction du cahier des charges pour juin 2006, puis, de 2007 à 2011, la conversion rétrospective des 900.000 fiches du fichier auteurs BN, en format Intermarc. Il sera suivi par la conversion rétrospective des 420.000 fiches du fichier auteur du fonds du Conservatoire.
En conclusion, ces rétroconversions futures apporteront des améliorations notables dans l’accès aux fonds d’archives :
- la totalité des collections du Département de la musique sera accessible à distance sur le Web, dans le catalogue général de la BnF, BN-Opale Plus.
- les possibilités d’interrogation et de recherches seront complétées par rapport à BN-Opaline Musique et enrichies de façon rétrospective par rapport au fichier papier. Les recherches pourront être effectuées par noms de collections, par noms d’anciens possesseurs, par numéro de dons, par mots du titre et par type de documents
Isabelle Gauchet Doris,
Responsable de la documentation au Centre de documentation de la musique contemporaine